❓Questions fréquentes

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Un vote en ligne pour l'AG de mon association est-il juridiquement valide ?

Depuis le 1er octobre 2021, seules les associations l’ayant prévu dans leurs statuts peuvent organiser leur AG en visio ou en audioconférence et procéder à un vote en ligne.

L'ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de Covid-19 avait assoupli les conditions de participation à distance et le vote en ligne pour les associations dont ces dispositions n'étaient pas prévues par les statuts, mais seulement de façon provisoire.

Si cette modalité de vote est prévue dans les statuts de l'association et que vous respectez le formalisme qui y est prévu (délais de convocation et communication des documents liés en particulier), votre vote en ligne sur la plateforme Civicpower est juridiquement valide. Civicpower vous met à disposition en fin de vote la liste d'émargement et le détail des votes par résolution.

Puis-je gérer plusieurs associations depuis mon compte ?

Oui ! Votre compte peut comprendre plusieurs profils organisateurs : à chaque profil correspond une organisation différente. Vous n'êtes pas limité dans le nombre de profils organisateurs.

Si vous supprimez un profil organisateur car vous n'en avez plus l'usage, vous continuez à avoir accès à l'historique des votes organisés par cet ancien profil.

Comment lier mes comptes Civicpower et HelloAsso ?

La liaison est faite au niveau du profil organisateur et non du compte : en effet, vous pouvez gérer plusieurs associations différentes depuis votre compte Civicpower. Cette liaison doit être réalisée au moment de la création du profil : voir la section d'aide dédiée

Que faire si j'ai oublié de lier le profil organisateur de mon association et mon compte HelloAsso ?

Aujourd'hui, la liaison entre le profil organisateur de votre association et votre compte gestionnaire de cette même association sur HelloAsso n'est possible que lors de la création du profil (et non du compte Civicpower).

Si vous n'avez pas lié votre compte à la création du profil de votre association :

• soit vous supprimez et créez à nouveau ce profil,

• soit vous récupérez vos contacts directement depuis votre compte HelloAsso et les importez via fichier csv.

A partir de quand mon vote d'AG n'est-il plus modifiable ?

Votre consultation est complètement modifiable tant qu'elle n'est pas publiée.

A partir du moment où la consultation est publiée, vous ne pouvez plus modifier les paramètres, les textes des résolutions et les documents. En revanche, vous pouvez encore ajouter des participants, leur envoyer une convocation si vous avez activé cette notification, modifier les notifications futures, gérer des co-gestionnaires. Plus de détail dans cette section d'aide

Est-il possible de pondérer les voix des participants ?

Par défaut, un participant = une voix. En revanche, il vous est possible de définir des pondérations : un attribut dédié est prévu au niveau des participants (voir la section dédiée). Cela pourrait par exemple être le cas si vos statuts prévoient que les membres fondateurs ont voix double.

Cela signifie également que la solution Civicpower pourrait par exemple être utilisée pour un vote d'AG de société et la pondération correspondrait alors au nombre d'actions détenues par chaque actionnaire, ou même un vote de syndic de copropriété et la pondération correspondrait au nombre de tantièmes détenus par chaque copropriétaire.

Un vote peut-il être bilingue ?

Oui. Pour le moment, l'organisateur peut en effet saisir ses questions dans deux langues au sein d'un même champ. Les deux langues sont alors affichées auprès de tous les votants.

Dans une version ultérieure de ce module d'organisation, Civicpower prévoit des champs de saisie différents pour chacune des langues afin que seule la langue du participant (définie dans la section "Mon compte" ou détectée grâce à son navigateur) soit affichée. Un peu de patience !

Les votes sont-ils secrets ?

Non, pas encore. Le vote secret en Assemblée générale concerne peu d'associations, toutefois il arrive qu'il soit prévu dans les statuts de l'association pour toutes ou partie des résolutions : Civicpower le proposera dans une version ultérieure du module.

Peut-on mettre en place des procurations pour un vote d'AG ?

Non, Civicpower a fait le choix de ne pas proposer la gestion de procurations : en effet, la particularité du vote électronique est d'être accessible à distance et sur tout appareil connecté à Internet, directement par le votant lui-même. Lui demander de se connecter électroniquement pour donner une procuration est une contradiction au principe du vote électronique.

En revanche, les personnes morales sont représentées par des personnes physiques : celles-ci doivent voter depuis un compte dédié à cette personne morale, différent de leur compte en tant que personne physique.

Comment gérer les votes au sein d'un même foyer ?

Le principe du vote électronique est un compte individuel par votant, donc une adresse email par votant. Au sein d'un même foyer, les différentes personnes ayant chacune leur compte peuvent accéder successivement à la plateforme de vote Civicpower sur un même appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) : il suffit que chacune se déconnecte de son compte de vote une fois qu'elle a voté.

Une personne n'ayant pas d'adresse email ne peut pas voter électroniquement. Si elle veut donner pouvoir à une personne tierce car elle n'a pas accès à Internet, la personne en question doit créer pour elle une adresse email spécifique qui doit être autorisée par l'organisateur du vote (cela peut être un alias de l'email du votant ayant pouvoir, exemple [e-mail]).

Dans le cas d'un couple ou d'une famille ayant une seule adresse email, cela signifie qu'un seul compte peut être créé, c'est-à-dire qu'une seule personne ou entité peut voter. Trois solutions : 1/ votre service de messagerie vous permet d'utiliser des alias avec lesquels des comptes de vote distincts sont créés (exemple [e-mail] et [e-mail]) 2/ ou bien de nouvelles adresses email pour les différents membres de la famille sont créées => dans ces deux cas, les adresses email alias ou nouvelles doivent être incluses par l'organisateur dans la liste des participants autorisés 3/ l'organisateur attribue plusieurs voix au compte de vote de cette adresse email, mais cela signifie que tous les membres de la famille votent la même chose.

Comment se passe le vote du côté des participants ?

En quelques étapes simples, mais incontournables. Ils sont notamment guidés par vos notifications liées au vote : convocation (ils peuvent alors s'inscrire sur la plateforme), annonce de l'ouverture du vote et rappel avant la fin du vote (avec accès à la page du vote), enfin publication des résultats.

Votre vote d'AG est privé et sécurisé : cela signifie que les participants doivent impérativement créer un compte Civicpower les authentifiant. Une personne non authentifiée ne peut pas accéder à la page du vote, même en disposant de l'URL.

Civicpower met à votre disposition une infographie explicative à destination de vos membres : n'hésitez pas à la mettre en pièce jointe de vos notifications !

Retrouvez ici la rubrique d'aide détaillée dédiée aux participants, vous pouvez également partager cette URL : https://docs.civicpower.vote/app/participer-a-un-vote-dag

Pourquoi les participants sont-ils obligés de créer un compte Civicpower ?

Le vote de votre Assemblée générale est un vote privé réservé aux seuls membres de votre association autorisés à voter : c'est vous qui en saisissez la liste lorsque vous configurez votre vote.

Le fait que le votant crée un compte Civicpower avec l'adresse email que vous avez indiquée vous permet de l'authentifier et de vous assurer que son vote est unique.

Ainsi une personne malveillante disposant de l'url de vote n'a aucun moyen de voter !

Les participants peuvent-ils voter avant l'AG ? pendant l'AG ?

Oui, c'est l'organisateur qui choisit la période de vote en termes de dates et de durée. Vous pouvez par exemple : - ouvrir le vote plusieurs jours avant votre AG ou à l'heure de démarrage de votre assemblée ; - prévoir la fin avant le début de votre AG, ou à l'heure de fin prévue pour l'AG afin de pouvoir procéder au vote pendant votre assemblée.

Pour découvrir comment faire, consultez la section d'aide "Paramètres".

Les participants peuvent-ils modifier leur vote ? même pendant l'AG ?

Oui, pendant toute la période de vote, si l'organisateur a choisi l'option "Possibilité de modification du vote pendant la période de vote" de l'onglet "Paramètres".

Dans ce cas, même durant le déroulement de la réunion d'AG, si le vote n'est pas clos, le participant peut toujours modifier son vote.

Que faire si j'ai mon propre outil d'envoi de notifications ?

Par défaut, aucune notification n'est activée : l'organisateur peut envoyer l'URL personnalisée d'inscription à la plateforme ainsi que l'URL de la consultation par ses propres moyens : elles sont disponibles en bas de page de l'onglet "Notifications"

S'il le souhaite, il peut n'activer qu'une seule notification (par exemple, l'ouverture du vote) ou bien plusieurs notifications, c'est son choix. Tout savoir sur les notifications, c'est ici !

Les votes sont enregistrés sur une blockchain : qu'est ce que cela signifie ?

L'enregistrement des votes unitaires sur la blockchain garantit leur complète traçabilité - création et modification(s) autorisée(s) - et le fait qu'ils sont non modifiables par des tiers. Si les votes et leur prise en compte dans le résultat final sont vérifiables par chaque participant, ils restent toutefois confidentiels, grâce à l’utilisation d’algorithmes de chiffrement.

Les résultats prennent-il en compte la notion de quorum ?

Pas encore ! Dans cette première version du module, le quorum - prévu par les statuts de l'association au niveau du vote dans son ensemble et/ou de chaque type de résolution - n'est pas pris en compte. C'est donc l'organisateur qui proclame la validité des résultats.

Que fait Civicpower des données personnelles des participants ?

Civicpower est juridiquement un sous-traitant, qui réalise le traitement des données personnelles qui lui sont confiées pour le compte de l'organisateur : c'est l'organisateur qui est responsable de traitement et qui détient le consentement des participants en question. Civicpower traite ces données pour authentifier les utilisateurs et envoyer les notifications. Les données liées à la consultation, aux participants et à leurs votes sont conservées 24 mois. Elles ne font l'objet d'aucun autre traitement de la part de Civicpower.

Lorsque le participant crée son compte sur la plateforme, il a le choix de donner ou refuser son consentement à l'association Civicpower concernant le traitement par celle-ci des données de son compte. Il est à cette occasion invité à définir ses choix de communication. Civicpower est alors responsable de traitement pour son propre compte vis-à-vis des utilisateurs de la plateforme.